Vacatures

Directiesecretaresse 32-40 uur

Voor mijn opdrachtgever in de IJmond, een non profit organisatie prachtig gelegen aan het water, zoek ik per direct een directiesecretaresse. De functie is voor 32-40 uur per week. Het betreft een vaste baan meteen in dienst bij de opdrachtgever zelf. De organisatie zit wel in een reorganisatie. Jij gaat de directie ondersteunen en moet daardoor wel stevig in je schoenen staan.
Heb je ruime ervaring als directiesecretaresse? Kun je goed omgaan met weerstand? Ben jij pro actief, pak je dingen snel op en wil je ook graag meedenken? Lees dan snel verder:

Werkzaamheden:

Correspondentie en logistiek
Draagt zorg voor de afhandeling van correspondentie. Handelt vertrouwelijke correspondentie – binnen haar bevoegdheden – af. Stelt memo’s en notities op. Signaleert de urgentie van correspondentie en voegt stukken toe voor de afhandeling. Bewaakt de voortgang en locatie van de afhandeling van inkomende en uitgaande directiestukken.
Vergaderondersteuning
Verzorgt vergaderstukken voor de directie, signaleert belangrijke aandachtspunten voor diverse overlegvormen en draagt zorg voor de verspreiding van vergaderstukken. Notuleert diverse vergaderingen en stelt besluitenlijsten op. Draagt daarnaast zorg voor de uitnodigingen, locaties en overige rand voorwaardelijke zaken voor vergaderingen. Bewaakt de voortgang van actiepunten, gemaakte afspraken en de door de directie uitgezette opdrachten.
Afspraken
Beheert de agenda van de directie. Stelt prioriteiten in de agenda, indien nodig in overleg met de directie; voert hiertoe regelmatig overleg met de directie. Attendeert de directie over gemaakte en gewenste afspraken. Stelt overlegschema’s en werkprogramma’s op voor de directie en bewaakt deze. Verzorgt de sluisfunctie bij telefoon en inloop. Behandelt telefoongesprekken en verstrekt informatie. Ontvangt bezoekers.

Gevraagd:

• Secretariële opleiding op HBO niveau
• Minimaal 5 jaar ervaring met management ondersteuning
• Goede contactuele en communicatieve eigenschappen
• Goede kennis van Nederlands, Engels en eventueel Duits
• Goede beheersing van Microsoft Office Pakket
• Integer, Initiatiefrijk, goed in samenwerken en timemanagement

Heb je interesse, mail mij dan zo snel mogelijk je curriculum vitae!

Soort dienstverband: Onbepaalde Tijd
Salaris: €3.000,00 tot €3.750,00 /maand bij fulltime

Posted in: Administratieve Vacatures

Leave a Comment (0) →